Mailing list y Segment list: qué son, cómo crearlas y cuáles son las diferencias

Entre los diez mandamientos para construir una base de datos de calidad, uno de los principales es, sin duda, crear una mailing list con direcciones válidas y perfiladas que se utilizarán como punto de partida para lanzar campañas de email relevantes y personalizadas.

Sin este primer paso, cualquier actividad de Email Marketing resultaría, en efecto, ineficaz y engorrosa: enviar correos electrónicos ingresando manualmente cada una de las direcciones es impensable para una empresa que quiere crecer y optimizar sus tiempos de trabajo, sin mencionar el hecho de que no tener datos a disposición sobre los destinatarios significa moverse a ciegas y hablarle a un público desconocido, con malos resultados.

Veamos entonces cómo empezar y cuáles son las mejores prácticas para adoptar a fin de maximizar la eficacia de tu mailing list.

Contar con una herramienta de Email Marketing profesional no solo te permite automatizar las operaciones de envío masivo de email, sino que también te permite recopilar direcciones de correo electrónico e información sobre los contactos, con la posibilidad de gestionar todo desde una única plataforma.

Y si piensas que recurrir a este tipo de herramientas es costoso o particularmente difícil, te equivocas. En este post, veremos que crear una mailing list con una plataforma como la de MailUp no solo es extremadamente fácil y a prueba de errores, sino que también permite ahorrar tiempo.

Si no nos crees, ¿por qué no nos pones a prueba? Haz clic aquí para activar la prueba de MailUp. Es gratis.

Una mailing list es un conjunto de direcciones de email que reciben mensajes de correo electrónico de parte del dominio del remitente donde se han registrado.

Aún hoy, muchos consideran la mailing list como un único contenedor de destinatarios al que se le envían los mismos correos electrónicos indistintamente, siguiendo un enfoque one size fits all.

En el Email Marketing actual, este tipo de enfoque ha dejado lugar a una visión más avanzada de la mailing list, entendida como el conjunto de direcciones que están ordenadas en grupos y segmentos, y que sirven para diversificar las campañas de email sobre la base de los intereses, comportamientos e información de los destinatarios.

Mailing list vs. Segment list

Una segment list es una lista de contactos de email perfilados, que no se limita a recopilar solo la dirección de correo electrónico, sino que también tiene asociados datos personales, de comportamiento o de intereses con el propósito de crear segmentos (o grupos) dentro de una mailing list y lanzar distintas campañas de email según el target.

De hecho, en la actualidad, los conceptos de perfilado (recopilación de datos del contacto) y de segmentación (uso de esos datos para crear grupos objetivo dentro de la mailing list) son esenciales para poder crear un Email Marketing exitoso.

El concepto de entorno multilista de MailUp

Para adaptarse a la evolución de este concepto de segment list, MailUp ha puesto siempre a disposición de los clientes entornos multilista.

¿Qué significa entorno multilista? Significa que dentro de una única plataforma de MailUp, puedes crear distintas mailing lists, las cuales pueden diferenciarse en función del tipo de email o SMS y de suscritos. Cada lista, de hecho, tiene un sistema de gestión autónomo, con sus propios destinatarios, sus propias suscripciones canceladas, preferencias y tipos de comunicación.

A la vez, cada lista en MailUp puede subdividirse en infinitos grupos, a fin de crear distintas categorías de envío.

Por lo tanto, tenemos dos niveles de segmentación:

• Nivel 1: segmentación por lista (única plataforma > distintas listas)
• Nivel 2: segmentación por grupos (única lista > distintos grupos)

Cuántos y cuáles entornos de lista debes tener: ejemplos de mailing list

Dentro de una única plataforma de MailUp, una empresa podría necesitar crear distintas mailing lists. Definir cuáles y cuántas mailing lists tener depende del tipo de sector y de negocio, pero también de cuán avanzadas y eficaces quieres que sean tus actividades de segmentación.

Nuestra sugerencia es prever listas de correo distintas según el tipo de comunicación de email y SMS que quieres enviar. Este es un punto fundamental no solo para garantizarte un óptimo rendimiento, sino también el respeto del consentimiento que los suscriptores te han dado en el momento de la suscripción.

En otras palabras, tener una única lista de correo para enviar contenidos de distinta naturaleza, como emails promocionales (DEM) y newsletters, puede resultar irrelevante para uno de tus contactos, que solo está interesado en recibir el newsletter y percibe tus correos con ofertas como molestos. Tener varias listas de correo y darles a tus contactos la posibilidad de decidir en cuáles suscribirse es una buena práctica que no debe subestimarse, ya que, si no se respeta, puede llevar a que tus contactos se den de baja definitivamente de toda tu base de datos o, incluso peor, que señalen tus correos electrónicos como Spam.

Estos son algunos ejemplos de mailing lists que una empresa podría considerar útil tener en su plataforma:

• Newsletter
• Promociones
• Mensajes transaccionales
• Comunicaciones de servicio
• Clientes potenciales
• Clientes fieles
• Clientes ocasionales
• Socios
• Contactos inactivos
• Mercado exterior

Puedes tener más listas de correo contratando las versiones Plus, Premium y Enterprise de la plataforma de MailUp.

¿Qué necesitas para empezar a crear una lista? Si quieres que tus campañas de email sean exitosas, estas son las herramientas esenciales que no pueden faltar en tu starter pack:

• Una plataforma de envío profesional, con entornos multilista como la de MailUp (sigue leyendo para saber qué significa multilista)
• Canales online (sitio web, blog, e-commerce, etc.) y offline (participación en eventos, tiendas físicas, etc.) para recopilar contactos
• Una base de contactos, no importa si es pequeña, desde la cual partir

1.    Elige la plataforma de envío

¿Por qué es tan importante una plataforma profesional de Email Marketing? Por las siguientes razones:

• porque tienes lista para usar una herramienta de creación de base de datos para recopilar contactos (formularios de suscripción y de perfiles) y herramientas para crear el flujo de suscripción (correo electrónico de confirmación de suscripción, páginas de postsuscripción y correo electrónico de bienvenida)
• porque tienes en una única herramienta todo lo que necesitas para recopilar direcciones, crear listas de correo, enviar mensajes a los contactos recopilados, administrar los contactos y reagruparlos en segmentos
• porque te garantiza la creación de listas de correo seguras, con todas las herramientas para perfilar los contactos y enriquecer sus perfiles con datos útiles, respetando el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD)
• porque te proporciona todos los elementos necesarios para mantener limpias tus listas y para controlar la presencia de bounce (MailUp, por ejemplo, te permite administrar automáticamente los bounce y proteger tu capacidad de recopilar contactos de correo electrónico)

• porque te proporciona soporte y asesoramiento cada vez que lo necesitas y, en caso de requerirlo, te ayuda para llevar a cabo estas operaciones.

2.    Importa a la plataforma tu base de datos de contactos

Ya sea que estés usando una plataforma de envío por primera vez o que estés pasando de otra plataforma a MailUp, importar los contactos que tienes a disposición es el paso inicial para crear una lista de correo para enviar de modo masivo y sin intervención manual tus campañas de email.

Si el término importar te asusta, debes saber que se trata de un pasaje muy simple, que requiere de unos pocos segundos.

MailUp te ofrece distintas formas de importar tu lista:

Una vez que hayas elegido la modalidad de importación, solo deberás cargar el archivo con todas tus direcciones de correo electrónico y asociar a cada columna de tu archivo (nombre, apellido, dirección de correo electrónico, etc.) el campo de información correspondiente (siempre nombre, apellido, dirección de correo electrónico).

Cuando hayas terminado de cargar los contactos, quedará creada tu primera mailing list, que no es otra cosa que un conjunto independiente de mensajes, destinatarios, configuraciones y estadísticas.

3.     Segmenta los contactos en grupos

Ahora que ya tienes tu lista de correo, puedes organizar los contactos de la lista en grupos y crear, de este modo, targets para enviar campañas específicas.

Con la herramienta de creación de Grupos en MailUp, puedes reagrupar fácilmente los contactos que tienen características en común (respecto de los datos personales, intereses o actividades) y darle un nombre al grupo creado para encontrarlo rápidamente cuando envíes los emails.

Grupos vs. Listas

Es importante distinguir entre los dos conceptos: el de mailing list y el de grupo.

Pero ¿cuál es la relación entre listas y grupos?

Las listas pueden contener muchos grupos en su interior. La lista, por consiguiente, es un contenedor de grupos que, a su vez, son contenedores de destinatarios.

Un destinatario que está suscrito a varias listas tiene un estatus determinado (suscrito, dado de baja o suspendido) respecto de cada lista; por lo tanto, un destinatario puede estar suscrito en una lista y dado de baja en otra.

Administrar varias listas de correo es muy sencillo, gracias al dashboard que visualizas a la izquierda cuando accedes a la plataforma de MailUp.

Desde la Página de Inicio, haciendo clic sobre Resumen de listas y Compara tus listas, podrás acceder a todos los detalles que necesitas y tener una visión panorámica más específica sobre las listas que has creado en la plataforma:

Podrás seleccionar hasta cinco listas y obtener, de cada una, los siguientes detalles:

• último mensaje modificado
• estadísticas de los últimos 30 días
• destinatarios suscritos a la lista y porcentaje respecto del total de suscritos, suspendidos y dados de baja.

Asimismo, haciendo clic sobre Gestionar listas podrás acceder al listado de todas las listas creadas, crear una nueva, ver la configuración de cada lista o eliminar una en particular:

Ejemplo de la pestaña Propiedades de la lista

La presencia de varias listas, a pesar de ser una práctica altamente recomendada, puede exigir que, en el interior de una empresa, haya distintas personas encargadas de gestionar las comunicaciones y las actividades de monitoreo vinculadas a una lista específica.

MailUp pone a tu disposición dos herramientas distintas que te permitirán gestionar tus entornos multilista junto a más personas del equipo o de la empresa.

1.    Administradores adicionales

Gracias a esta herramienta, disponible en las versiones Plus y Premium de MailUp, puedes habilitar a otros miembros del equipo y colegas para que accedan a áreas específicas de la plataforma de MailUp y trabajen junto a ti sobre determinadas listas, administrando de modo muy flexible y personalizado los permisos y accesos.

2.    Collaboration

Collaboration es la herramienta que te permite trabajar en equipo y aprobar los proyectos vinculados a los correos electrónicos.

Te permite hacer lo siguiente:

• compartir una campaña de email creada con todos los colegas que quieras
• añadir comentarios y notas, destinados a todos los miembros del equipo, con un clic sobre cualquier elemento gráfico y textual
• cada comentario origina un intercambio de opiniones y una modalidad de revisión ordenada y fácil de seguir

¿Qué esperas? ¡Empieza a crear tus mailing list con la versión Plus de MailUp!